WPIS DO EWIDENCJI STOWARZYSZEŃ ZWYKŁYCH

Procedura wpisu do ewidencji stowarzyszeń zwykłych. 

Stowarzyszenie zwykłe rejestruje się w ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej przez organ nadzorujący właściwy ze względu na siedzibę stowarzyszenia zwykłego (Starosta – siedziba organizacji na terenie Powiatu, Prezydent Miasta – siedziba stowarzyszenia na terenie Miasta).

Wniosek o wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych składa Przedstawiciel lub Zarząd reprezentujący stowarzyszenie zwykłe. Jeżeli wniosek o wpis składa zarząd, podpisują go wszyscy członkowie zarządu.

Wniosek o wpis stowarzyszenia zwykłego do ewidencji  wraz z załącznikami należy złożyć w wersji papierowej w Kancelarii Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy, ul. Juliusza Słowackiego 3, 85-008Bydgoszcz, parter  lub dostarczyć za pośrednictwem operatora pocztowego lub firmy kurierskiej. Dokumenty można również złożyć w wersji elektronicznej na skrzynkę podawczą urzędu za pośrednictwem platformy e-Puap przy pomocy profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

DO WNIOSKU NALEŻY DOŁĄCZYĆ:
1)  regulamin działalności wraz z uchwałą o przyjęciu regulaminu;
2) listę założycieli stowarzyszenia zwykłego, zawierającą ich imiona i nazwiska, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczne podpisy założycieli;
3) dane przedstawiciela lub członków zarządu zawierające imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL  (wraz z uchwałą o wyborze przedstawiciela lub zarządu);
4) dane członków organu kontroli wewnętrznej zawierające imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL, o ile regulamin działalności przewiduje ten organ (wraz z uchwałą o wyborze organu kontroli wewnętrznej);
5) adres siedziby stowarzyszenia zwykłego (uchwała o założeniu stowarzyszenia),
6) protokół z zebrania założycielskiego,
7) listę obecności. 

CO POWINIEN ZAWIERAĆ REGULAMIN?
Zawartość Regulaminu Stowarzyszenia zgodna z nowymi przepisami została określona w art. 40 ust. 2 ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Regulamin powinien zawierać:
 - nazwę stowarzyszenia zwykłego,
- cel lub cele,
- teren i środki działania,
- siedzibę,
- przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie zwykłe albo zarząd - Jeżeli Stowarzyszenie zwykłe chce powołać zarząd, to w Regulaminie muszą znaleźć się odpowiednie zapisy o trybie wyboru, uzupełniania składu, kompetencjach tego organu, warunkach ważności jego uchwał oraz sposobie reprezentowania stowarzyszenia zwykłego, w szczególności zaciągania zobowiązań majątkowych (art. 40 ust. 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach).
- jeżeli stowarzyszenie zwykłe chce powołać organ kontroli wewnętrznej, to w Regulaminie muszą znaleźć się odpowiednie zapisy o trybie wyboru, uzupełniania składu oraz kompetencjach tego organu, (art. 40 ust. 4 ustawy Prawo o stowarzyszeniach),
- zasady dokonywania zmian regulaminu działalności,
- sposób nabycia i utraty członkostwa,
- sposób rozwiązania stowarzyszenia zwykłego,
- dodatkowo, choć nie wynika to wprost z przepisu w regulaminie powinny znaleźć się informacje o możliwych źródłach majątku (art. 42 ust. 2 i 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach).

TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY
Stowarzyszenie zwykłe powstaje i może rozpocząć działalność z chwilą wpisu do ewidencji. Organ nadzorujący dokonuje wpisu do ewidencji w terminie 7 dni od dnia wpływu wniosku o wpis, pod warunkiem, że jest kompletny oraz że nie zakazano założenia stowarzyszenia zwykłego. Jeżeli wniosek o wpis zawiera braki, organ nadzorujący wzywa do jego uzupełnienia w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Termin na dokonanie wpisu liczy się od dnia uzupełnienia wniosku o wpis. Nieuzupełnienie wniosku o wpis w terminie 14 dni powoduje jego bezskuteczność. Organ nadzorujący informuje niezwłocznie przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie zwykłe albo zarząd o dokonaniu wpisu do ewidencji albo bezskuteczności wniosku o wpis.

OPŁATY
Procedura wpisu stowarzyszeń zwykłych do ewidencji jest wolna od opłat.

REGON i NIP
Po otrzymaniu informacji o wpisie do ewidencji stowarzyszeń zwykłych, organizacja powinna zgłosić się do urzędu statystycznego właściwego ze względu na swoją siedzibę (odpowiedni adres można znaleźć na stronie internetowej www.stat.gov.pl). Do formularza stowarzyszenie zwykłe powinno załączyć regulamin i kopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji stowarzyszeń. Kiedy stowarzyszenie zwykłe otrzyma numer REGON, musi jeszcze złożyć wniosek o numer identyfikacji podatkowej (NIP).  Obowiązek posiadania numeru NIP przez stowarzyszenia zwykłe wynika z obowiązujących przepisów, m. in. z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, która wskazuje, że również jednostki niemające osobowości prawnej, tak jak stowarzyszenia zwykłe, są zobowiązane posiadać numer NIP.

DODATKOWE INFORMACJE
Stowarzyszenie zwykłe nie posiada osobowości prawnej.
Stowarzyszenie zwykłe może być utworzone przez co najmniej trzy osoby.
Prawo tworzenia stowarzyszeń przysługuje obywatelom polskim mającym pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawionym praw publicznych.
Małoletni w wieku od 16 do 18 lat, którzy mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych, mogą należeć do stowarzyszeń i korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego, z tym że w składzie zarządu stowarzyszenia większość muszą stanowić osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych.
Małoletni poniżej 16 lat mogą, za zgodą przedstawicieli ustawowych, należeć do stowarzyszeń według zasad określonych w ich statutach, bez prawa udziału w głosowaniu na walnych zebraniach członków oraz bez korzystania z czynnego i biernego prawa wyborczego do władz stowarzyszenia. Jeżeli jednak jednostka organizacyjna stowarzyszenia zrzesza wyłącznie małoletnich, mogą oni wybierać i być wybierani do władz tej jednostki. 
Cudzoziemcy mający miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej mogą zrzeszać się w stowarzyszeniach, zgodnie z przepisami obowiązującymi obywateli polskich.
Cudzoziemcy niemający miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej mogą wstępować do stowarzyszeń,  których Regulaminy przewidują taką możliwość.
Stowarzyszenie zwykłe może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane.
Każdy członek odpowiada za zobowiązania stowarzyszenia zwykłego bez ograniczeń całym swoim majątkiem solidarnie z pozostałymi członkami oraz ze stowarzyszeniem. Odpowiedzialność ta powstaje z chwilą, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia zwykłego okaże się bezskuteczna.
Stowarzyszenie zwykłe reprezentuje przedstawiciel reprezentujący stowarzyszenie zwykłe albo zarząd.
Podejmowanie przez przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie zwykłe albo zarząd czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu wymaga uprzedniej zgody wszystkich członków stowarzyszenia zwykłego oraz udzielenia przez nich pełnomocnictwa do dokonania tych czynności.
Stowarzyszenie zwykłe uzyskuje środki na działalność ze składek członkowskich, darowizn, spadków, zapisów, dochodów z majątku stowarzyszenia oraz ofiarności publicznej.
Stowarzyszenie zwykłe może otrzymywać dotacje na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
Stowarzyszenie zwykłe nie może: powoływać terenowych jednostek organizacyjnych, zrzeszać osób prawnych, prowadzić działalności gospodarczej, prowadzić odpłatnej działalności pożytku publicznego.
Stowarzyszenie zwykłe składa organowi nadzorującemu, w terminie 7 dni od dnia wystąpienia zdarzenia uzasadniającego zmianę danych, wniosek o zamieszczenie w ewidencji zmienionych danych, załączając dokumenty stanowiące podstawę zmiany.
Stowarzyszenie zwykłe ma obowiązek informować o zmianie adresu zamieszkania przedstawiciela i członków komisji rewizyjnej, jeżeli taki organ ustanowiono.
Stowarzyszenie zwykłe, w przypadku podjęcia uchwały o rozwiązaniu, podlega procedurze likwidacji.
Nadzór nad działalnością stowarzyszeń należy do starosty właściwego ze względu na siedzibę stowarzyszenia.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ
Z faktu, iż stowarzyszenia zwykłe nie ma osobowości prawnej, nie uzyskuje pieniędzy z działalności gospodarczej i odpłatnej, a część stowarzyszeń ma środki np. tylko ze składek członkowskich, wydawać by się mogło, że nie są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie. Z ustawy o rachunkowości wynika, że co do zasady organizacje niemające osobowości prawnej także podlegają zasadom rachunkowości (chyba, że wybiorą i w terminie zgłoszą prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów). Stowarzyszenie zwykłe obowiązują więc te same wymogi w zakresie sprawozdawczości co stowarzyszenie zarejestrowane w KRS. Oznacza to, że stowarzyszenia zwykłe, które nie wybiorą prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów muszą prowadzić bieżącą księgowość, a także sporządzać roczne sprawozdanie finansowe ze swojej działalności. Każde stowarzyszenie zwykłe musi składać co rok do urzędu skarbowego roczną deklarację CIT-8.Obowiązek prowadzenia księgowości i składania sprawozdań finansowych z działalności jest aktualny również wtedy, gdy stowarzyszenie nie prowadzi żadnych działań.

Konto bankowe
Przepisy nie regulują kwestii, czy stowarzyszenie zwykłe ma obowiązek posiadać konto bankowe. Trzeba jednak pamiętać, iż rachunek w banku może okazać się niekiedy niezbędny w celu opłacenia faktur za usługi wynajętych firm, a tym bardziej przekazania zaliczek na poczet podatku dochodowego i ewentualnych składek ZUS od wynagrodzeń czy otrzymania dotacji od administracji publicznej.Warto pamiętać, że po założeniu rachunku bankowego stowarzyszenie zwykłe ma obowiązek zgłosić numer rachunku do „swojego” urzędu skarbowego wypełniając NIP-2 jako zgłoszenie aktualizacyjne. Źródło: https://poradnik.ngo.pl/stowarzyszenie-zwykle.

PODSTAWA PRAWNA:  Art. 40 ust. 5 Ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach.

KTO ZAŁATWI TWOJĄ SPRAWĘ? 
Wydział Promocji Kultury i Sportu
Starostwo Powiatowe w Bydgoszczy
ul. Juliusza Słowackiego 3, 85-082 Bydgoszcz
pokój nr 43
tel. 52/ 58 35 465